Logística e Transportes

Tudo o que você precisa saber para uma gestão de frota eficiente

Uma das áreas mais importantes para grande parte das empresas que dependem do transporte de produtos é o setor de logística. Nesse setor, executar uma gestão de frota eficiente aparece como um elemento fundamental.

Além de ser uma das operações mais caras, a gestão de frota também é bem mais complexa do que parece. Afinal, trata-se de uma combinação que não inclui apenas o controle dos veículos, mas todo o arranjo por trás dos deslocamentos.

No entanto, quando realizada da melhor maneira possível, uma gestão de frota eficiente é capaz de reduzir os custos no orçamento e pode representar o diferencial competitivo que faltava, visto que isso tem impacto direto na agilidade e na qualidade do nível do serviço de entrega para os distribuidores, as indústrias ou o consumidor final.

Se todos esses fatores caminham bem, temos um sinal de que a administração está na direção certa.

Neste conteúdo, você descobrirá tudo o que deve ser feito para realizar uma gestão de frota eficiente, incluindo o passo a passo e os erros que não devem ser cometidos nesse tipo de comando. Continue a leitura e confira!

O que é gestão de frota?

O gerenciamento de todos os veículos utilizados por uma empresa é chamado de gestão de frota. Dessa forma, o setor fica responsável tanto pela parte operacional quanto pela parte estratégica da administração, dos meios de transporte e de seus colaboradores envolvidos com essa área.

Realizar a gestão de frota de uma empresa é garantir que tudo funcione de maneira eficiente e satisfatória no controle de todos os veículos.

Além disso, é ser capaz de extrair, com os recursos disponíveis, a melhor produtividade possível, atentando para a definição e o acompanhamento de rotas, além das devidas manutenções preventivas necessárias. Por fim, trata-se da forma mais rentável de se manter e fazer crescer seu empreendimento.

Qual a importância de uma gestão de frota eficiente?

Estamos diante de uma realidade ignorada por muito empresários, porém inevitável: independentemente do tamanho da empresa e da quantidade de veículos, o negócio enfrentará sérios problemas se não tiver uma gestão de frota eficiente.

Por isso, a relevância desse gerenciamento para as organizações que dependem de transporte de mercadorias se deve a alguns objetivos que apresentaremos a seguir.

Eliminar erros

Quando os processos relacionados ao transporte de uma empresa são acompanhados de perto, roteirizados e controlados em conjunto com todo o planejamento, como percursos e entregas, certamente, há redução de custos e eliminação de erros.

Otimizar rotas

Um dos fatores de maior importância de uma gestão de frota eficiente é ter a possibilidade de auxiliar os condutores em casos de imprevistos, como congestionamentos, bloqueios de rodovias e acidentes de trânsito. Ter essa oportunidade evita a perda de cargas perecíveis e atrasos, por exemplo.

Melhorar a tomada de decisões

O controle de consumo e o custo de fatores médios da frota, assim como o desempenho de cada equipamento, são elementos essenciais para ajudar na tomada de decisão no decorrer da gestão da frota em operação.

Da mesma maneira, isso acontece com a renovação dos veículos, por meio da escolha de fabricantes e modelos. Dessa forma, é possível mantê-los sempre em operação contínua, em bom estado e, portanto, mais rentáveis.

Evitar perda de tempo e recursos

Quando você tem o controle da frota, consegue evitar uma série de prejuízos, desde desvios de rotas e problemas com a carga e com a troca de peças, até o desempenho dos motoristas. Para tanto, é preciso monitorar os veículos em tempo real, do início ao fim da viagem, ponto a ponto.

Qual o passo a passo para uma gestão de frota de sucesso?

Já deu para perceber que executar uma gestão de frota não é uma tarefa fácil e, ainda mais, com eficiência.

Para tanto, é necessário administrar corretamente as informações de todos os veículos da empresa, saber onde está cada caminhão e para onde vai, acompanhar a capacidade e o estado de conservação da cada um deles, as trocas de peças, os prazos para cada manutenção e assim por diante.

Além do mais, é preciso fazer tudo isso com o foco na economia a fim de evitar gastos desnecessários e extrair o maior lucro possível da frota da empresa. Se você tem exatamente esses objetivos, confira, abaixo, o passo a passo para tornar a sua gestão de frota eficiente, como deve ser.

Mapeie as informações

Primeiramente, uma das etapas mais importantes para obter excelência na gestão da frota é executar um mapeamento das informações. Isso porque é, a partir daí, que é possível coletar os dados necessários sobre todos os processos da operação, viabilizando uma análise mais detalhada e fidedigna na hora de tomar as decisões.

Essa ação consiste em analisar o método de trabalho aplicado e, por meio dele, a ideia é criar um “mapa” que represente o planejamento. Por sua vez, nesse mapa, devem estar descritas as informações, como veículos disponíveis, área de atuação e recursos necessários para a execução das atividades.

Da mesma forma, o mapeamento também auxilia na identificação de problemas durante o trajeto, e isso é algo que permite ao gestor descobrir, na operação, as possíveis causas dos contratempos, além de, obviamente, facilitar a implementação de soluções para os problemas.

Defina metas

A base para estipular as metas para o futuro será composta dos indicadores de desempenho logístico que surgirão do mapeamento de informações.

Portanto, a dica, aqui, é traçar metas anuais e, depois, dividi-las por semestre, por trimestre, e, então, por mês. Isso facilita muito o acompanhamento e viabiliza ajustes nas estratégias em casos em que a evolução dos indicadores não esteja ocorrendo como o esperado.

Crie uma política de controle

Outro ponto fundamental para uma gestão de frota eficiente é garantir que todos os colaboradores da empresa estejam familiarizados e alinhados com uma Política de Controle e Gestão de Frotas. Mais importante do que saberem do que se trata é serem orientados a seguir rigorosamente as regras estabelecidas e uma diretriz de normas operacionais e estratégicas.

Cuidar desses processos é primordial para conquistar um gerenciamento qualificado, e, assim, alcançar os resultados esperados. Afinal, lembre-se de que, por trás de cada tarefa, sempre há algum talento responsável por uma parcela do sucesso da atividade.

Tome os devidos cuidados com a manutenção

Adotar e seguir periodicamente um plano de manutenção preventiva é um dos pontos mais relevantes a ser destacado, especialmente para as empresas em que os veículos de grande porte são mais antigos, pesados e caros. Se você conta com esse tipo de caminhão para o transporte, deve ter cuidado redobrado.

Nesse sentido, ter atenção aos aspectos importantes das partes elétrica e mecânica, para que não ocorra indisponibilidade dos veículos, é obrigação da empresa. Até porque um contratempo por falta de manutenção preventiva atrapalha diretamente a operação e ainda traz prejuízos para o negócio.

Tenha uma equipe qualificada

O sucesso de qualquer planejamento passa pela preocupação que a empresa tem em qualificar seus colaboradores e pela prioridade que ela dá a isso. Apostar na capacitação desses profissionais, portanto, tem relação direta com resultados satisfatórios.

Qualifique sua equipe oferecendo cursos de reciclagem e profissionalizantes a todos os funcionários. Além disso, aconselhe sempre seus motoristas a tomarem os devidos cuidados com o veículo e a praticarem a direção defensiva. Todos saem ganhando com esse tipo de postura.

Conte com a ajuda da tecnologia

Contar com o apoio de soluções tecnológicas, certamente, facilitará bastante todas as funções. Existe, no mercado, uma série de ferramentas que servem para analisar o desempenho do negócio, potencializando e otimizando a gestão, pois entregam informações detalhadas e precisas durante todos os processos.

Engana-se quem pensa que, para conseguir tudo isso, somente um software de gestão fará esse papel. Também há programas específicos, sites e plataformas que permitem a execução de outras funções, tais como:

  • consulta grátis de carga;
  • integração de todos os segmentos do setor de transporte de carga rodoviária;
  • rastreamento de frota;
  • controle do gasto de combustível;
  • desempenho dos veículos e motoristas;
  • análise dos custos operacionais e de manutenção.

Se o gestor da transportadora deseja realizar um acompanhamento mais completo das rotinas da frota e ter uma visão mais ampla dos resultados, basta implementar esses sistemas.

Além de tudo isso, é possível contar com procedimentos mais seguros na transferência de informações, visto que, normalmente, essas soluções reúnem os dados em servidores, reduzindo o risco de extravio.

Quais erros não devem ser cometidos na gestão de frota?

Muitas vezes, por falta de planejamento estratégico, alguns empreendimentos acabam cometendo erros na gestão de frotas.

No entanto, se o objetivo é ter sucesso no aumento da produtividade e na redução de custos, é fundamental executar ações para evitar ou, pelo menos, minimizar esses equívocos que apresentaremos em seguida, melhorando os resultados da empresa.

Deixar de observar gastos com combustível

Toda vez que um gestor analisa o consumo, os quilômetros rodados e a distância percorrida, ele consegue facilmente monitorar os gastos com combustível e identificar possíveis problemas.

Uma boa dica para não cometer o erro de não checar esses fatores é criar convênios com postos de combustíveis ou utilizar cartões de abastecimento. Dessa forma, evita-se que o motorista abasteça em postos com preços acima do valor inicialmente orçado.

Não dar atenção à vida útil do veículo

Não é novidade para ninguém que todos os bens têm sua vida útil estipulada, em que o rendimento de suas funções sofre um declínio periódico.

Quando o assunto é sobre veículos, observa-se a queda do rendimento do combustível, além do aumento considerável da frequência de defeitos. Essas ocorrências indicam que é o momento ideal para realizar a substituição do bem por um mais novo.

Alguns gestores hesitam em fazer esse tipo de investimento, e isso é até natural. Porém, é preciso reconhecer que, em longo prazo, o prejuízo fica bem maior que os ganhos. Assim sendo, fique de olho na produtividade a fim de reconhecer quando é o momento certo de buscar alternativas que não provoquem aumento dos custos.

Optar por não investir em monitoramento

De todas as posses mais valiosas para uma transportadora, com certeza, a frota utilizada para manter a operação em funcionamento figura entre as principais. Isso significa que danos ou perdas causados aos veículos são capazes de afetar negativamente os negócios.

Afinal, se a liderança não investe em programas de monitoramento veicular, ela não está avaliando o principal risco que acomete a atividade de transportes. Então, isso trata-se de um erro muito grave, motivado pelos altos índices de criminalidade nas rodovias brasileiras.

A cada ano, as perdas do setor apresentam um crescimento contínuo e chegam facilmente à casa dos milhões. Nesse cenário, a solução é apostar as fichas em sistemas de monitoramento veicular, com tecnologias de:

  • rastreamento;
  • travas remotas;
  • alarme e botão de pânico;
  • biometria.

Assim sendo, em caso de emergência, é possível proteger tanto a carga quanto o veículo, bem como obter dados sobre a sua localização durante todo o trajeto.

Não emitir documentos fiscais

Um dos erros que mais prejudicam as transportadoras é o tráfego de veículos com o conhecimento de frete vencido ou a falta de documentos fiscais.

Nesse sentido, o “Conhecimento de Frete” é um registro fiscal que declara o pagamento dos tributos relacionados aos serviços de transporte de mercadorias. Trata-se de um documento que pode atuar como comprovante do recebimento do pedido.

Mesmo que a sua emissão seja obrigatória para as transportadoras credenciadas e para as indústrias que têm frota própria, uma prática comum é não emitir os documentos no intuito de reduzir custos referentes ao pagamento de tributos.

No entanto, caso essa irregularidade seja notada pelas autoridades de fiscalização que atuam nas rodovias, pode haver um prejuízo grave para a empresa. Dito isso, o condutor que prossegue viagem sob essas condições está sujeito a ter tanto o veículo quanto a carga apreendidos até que a situação seja regularizada.

Por sua vez, a empresa será penalizada com o pagamento de uma multa, ainda que essa responsabilidade possa ser compartilhada com a instituição embarcadora. Estamos falando de uma atitude que pode ser evitada, visto que ela coloca a operação em uma situação de risco que nem existiria, se, desde o princípio, a legislação tributária tivesse sido seguida.

Por fim, verificamos que quanto mais estruturada for uma gestão de frota eficiente, mais competitiva a marca se tornará diante do mercado de distribuição. A verdade é que a empresa precisa realizar uma administração eficaz, com o objetivo de operacionalizar de maneira inteligente e garantir os lucros.

Se essas dicas foram interessantes para você, entre em contato conosco agora mesmo e conheça nossas soluções para deixar sua gestão de frota ainda mais eficiente!

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