Dicas de gestão de frotas para reduzir custos

2020-07-07T16:34:49-03:0007/07/2020|Categorias: Logística e Transportes|

Cuidar da gestão de frotas é um desafio diário que demanda organização e foco. Quer saber mais? Acompanhe o artigo.

A frota própria fica bem na foto da transportadora: veículos alinhados, faróis acesos, tudo novo e moderno, mas só os gestores sabem o trabalho que dá mantê-la rodando e em boas condições. Pneus, amortecedores, lubrificantes, fluídos, combustível, seguro, pedágio, motorista contratado, a lista de gastos é imensa e saber gerencia-los vai fazer a diferença na lucratividade da empresa.

Uma boa gestão de frotas colabora para a redução de custos e o sucesso das entregas, quesito que está sempre em alta para os clientes. Vale lembrar que mesmo ociosa a frota gera prejuízo. Por isso, contar com uma frota produtiva e econômica pode ser o diferencial da empresa no mercado para atrair ainda mais clientes.

Falar em gestão de frotas hoje em dia não remete mais a algo complicado e desgastante. Uma análise detalhada da operação e um bom planejamento são os primeiros passos para ter o controle sobre os gastos. 

Existem sistemas de gestão que se encarregam do trabalho pesado: os cálculos complexos e o monitoramento diário da empresa. A presença da tecnologia no transporte de cargas diminui a burocracia, elimina os erros humanos, traz maior eficiência e segurança para a tomada de decisões. 

Destacamos a seguir 12 dicas para minimizar custos na gestão de frotas:

1 – Mapeamento e metas

Somente com o levantamento e a organização de todas as informações sobre a frota é possível ter uma visão estratégica do que deve ser feito na gestão de frotas. É necessário saber: quantos e quais são os veículos da empresa? Qual o estado, a capacidade e a disponibilidade deles? Qual o perfil de cada motorista? Quais os gastos mensais com combustível, multas e reparos? E por aí vai. A ideia é dispor do máximo de informação possível. 

De posse desses elementos, o passo seguinte é traçar os objetivos para a empresa e provocar uma mobilização geral dos funcionários em torno da redução de gastos desnecessários.  O planejamento ajuda a incentivar esse trabalho.

2 – Custos monitorados

Só existe controle sobre o que o gestor conhece. Por isso, para a boa gestão de frotas é necessário monitorar os custos por viagem, por motorista e com manutenção. Os softwares de gestão de frotas podem ajudar o gestor a separar os tipos de gastos e apontar onde e como podem ser feitas as reduções.

3 – De olho na manutenção

Veículos com defeito não poderão atender as demandas e, outros, sem manutenção podem deixar o serviço no meio do caminho. Por isso, a manutenção preventiva pode ser considerada um investimento, já que identifica possíveis falhas nos veículos antes que elas se tornem problemas mais sérios e possibilita o controle das peças. O gestor pode programar uma rotina de revisões periódicas, sem comprometer a produtividade da frota, o que geraria prejuízos operacionais. A iniciativa acaba abatendo os custos com consertos e consumo de combustível. 

Aliás, os gastos com combustível estão entre os maiores da gestão de frotas. Estabelecer parcerias com redes de postos de combustíveis ajuda a obter descontos. Assim como melhorar o desempenho da frota, o que demanda treinamento de pessoal sobre cuidados com o veículo, inclusive com os pneus, evitando frenagens bruscas, derrapagens e fazendo a calibragem correta. O excesso de peso também merece atenção, pois a sobrecarga diminui a vida útil dos pneus. Uma alternativa pode ser a terceirização da manutenção da frota, pois pode valer a pena manter uma equipe interna apenas para serviços básicos. 

4 – Na rota certa

O gestor de frotas tem também o papel de escolher as rotas mais seguras, que combinem menor distância com maior acessibilidade.  A definição colabora para a redução de gastos com combustível e para a eficiência. Assim, um importante aliado da transportadora na gestão de frotas certamente é o software para roteirização, que cria mapas inteligentes para as entregas, configurados de acordo com uma combinação de critérios escolhidos pela empresa, como: caminho mais rápido ou mais curto, menor consumo de combustível, rodovias mais seguras, estradas mais conservadas; menos pedágios ou menos congestionamento. 

O planejamento de rotas é indispensável naquela distribuição de mercadorias com várias paradas ao longo do caminho para carga e descarga. O software leva em conta os aspectos importantes para o negócio e gera uma série de roteiros possíveis, facilitando a tomada de decisão e ajudando a empresa a prever e enxugar custos. 

5 – Olho vivo no veículo

A tecnologia está em toda parte e nos transportes de carga não é diferente: já é possível contar com sistemas que monitoram todo o percurso do veículo, com geolocalização GPS e acesso em tempo real. Há softwares que ajudam na leitura do tacógrafo e na telemetria para orientar e disciplinar os condutores, e mais soluções. 

Na verdade, um sistema de rastreamento veicular pode ser considerado imprescindível na gestão de frotas, pois pode monitorar as trajetórias dos veículos e disponibilizar informações sobre velocidade, tempo percorrido, localização, com o objetivo de análise de consumo de combustível, rotas, tempo de locomoção e outras informações fundamentais para a gestão de frotas. Mas o investimento e a implantação de tecnologia devem ser planejados.

6 – Qualificar motoristas

A gestão de frotas deve considerar também o treinamento dos motoristas para que dirijam o melhor possível, planejando melhor a viagem. A forma como o condutor opera o veículo pode reduzir o consumo de combustível, minimizar o desgaste do veículo, diminuir riscos de acidente e tornar a viagem mais rápida. Com capacitações e treinamentos, a equipe entenderá a importância do seu papel na redução de custo e os benefícios que serão gerados para a empresa. 

7 – Atenção às multas

Na gestão de frotas é fundamental rastrear as multas cometidas pelos motoristas e desenvolver políticas para a tratativa desses casos. Criar diretrizes internas que incentivem o respeito às leis de trânsito, para colaborar com a segurança e evitar custos com pagamentos de taxas ou perda de efetivo por suspensão de CNH.  As penalidades aos responsáveis podem ser direcionadas, com a infração e o pagamento por conta do condutor e não da empresa. 

8 – Investir em segurança

Uma boa gestão de frotas deve chegar também à segurança do veículo, dos motoristas e da carga. Por isso, é importante verificar a possibilidade de instalação de equipamentos de segurança nos veículos, como sistemas de monitoramento, bem como bloqueadores e rastreadores via GPS. Essa ação visa os casos de acidente ou ação de criminosos, como furtos e roubos. Além disso, buscar um bom seguro veicular também é muito importante.

9 – Terceirizar a frota

A ociosidade dos veículos é um dos custos que também pesam na gestão de frotas. Esse custo é difícil de ser mensurado e corrigido e incide sobre as operações toda vez que um veículo fica parado aguardando demanda, o que gera prejuízo financeiro sobre entregas que poderiam estar em rota. Ocorre com maior frequência quando se lida com cargas sazonais, em que a queda na demanda diminui a necessidade de transporte. Nesse caso, terceirizar a frota pode eliminar esse custo, bem como o da depreciação e o de investimento em ativos. 

A possibilidade de trabalhar com a oferta de fretes por plataformas de tecnologia vem atraindo empresas de todo o país. O uso da tecnologia nos transportes de cargas, que inclui as plataformas de publicação de fretes, vem encurtando o caminho entre transportadoras e caminhoneiros autônomos, agora conectados via aplicativo. O serviço já é uma tendência e possibilita encontrar motoristas em todo lugar, negociar fretes e fechar o serviço diretamente com o autônomo. No caso da plataforma da Fretebras, por exemplo, as cargas ficam disponíveis no site e no aplicativo para mais de 400 mil caminhoneiros cadastrados. 

10 – Acompanhar os gastos

Criar uma rotina de acompanhamento dos gastos e médias dos veículos é essencial para a gestão de frotas, o que pode ser feito através dos relatórios do sistema sobre cada veículo, tudo isso confrontado com o plano orçamentário e com as metas estabelecidas pela empresa. Se a negociação de fretes com terceirizados for necessária ela também deve estar incluída nesse acompanhamento.  

A tabela de fretes é uma ferramenta indispensável, pois determina os valores mínimos para o transporte de cargas, fixados pela Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT).  Buscar mais conhecimento mais sobre a negociação de fretes é fundamental para a gestão de frotas e merece atenção do responsável. 

11 – Monitorar o andamento de todas as operações

O gado engorda com o olhar do dono, ou do gestor. Assim é também com a gestão de frotas e tecnologia ajuda no monitoramento de todas as viagens. Fazer uso de dispositivos de rastreamento veicular e seus recursos, como aplicativos de registro de ocorrências de transporte, ajuda a acompanhar não só a localização de cada veículo, mas em que etapa da viagem ele se encontra, se está aguardando para carregar, se já carregou, se está saindo para entrega ou se está retornando. 

Além de melhorar a comunicação entre a equipe de controle logístico da transportadora e o motorista, esses recursos permitem acompanhar a viagem em tempo real, reportar aos clientes a situação atualizada do transporte da carga e oferecer suporte operacional e logístico.

12 – Analisar o desempenho 

Todo o trabalho de gestão de frotas deve passar por avaliação constante para apurar se o controle e as mudanças estão surtindo o efeito desejado ou se estão resultando em aumento de custos. Tão importante quanto controlar os gastos dos veículos e monitorar seu desempenho é saber a hora certa e mais vantajosa de investir na renovação da frota. 

Afinal, veículos novos têm melhor tecnologia, emitem menos poluentes e podem ser mais adequados às cargas a que se destinam, consumindo menos combustível, trazendo menos gastos com manutenção e maior lucratividade para a empresa. 

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