Checklist da documentação para transporte de cargas: saiba o que é necessário

2020-08-18T17:38:57-03:0018/08/2020|Categorias: Logística e Transportes|

Entenda sobre a documentação para transporte de cargas e saiba o que é necessário.

Com o avanço do e-commerce e da consequente dependência do modal rodoviário no Brasil, cuidar bem da documentação para transporte de cargas virou obrigação de quem não quer perder tempo e nem clientes. 

Essa documentação é a garantia tanto para o motorista quanto para a transportadora de que estão operando de forma legal, atendendo às normas de segurança e circulação, além das questões tributárias envolvidas na atividade.

Se não estiver em dia, a documentação para transporte de cargas pode atrasar a saída de produtos para a entrega. Por isso, gerenciar com atenção os pagamentos de tributos e cumprir as etapas burocráticas são algumas das ações importantes para que a mercadoria consiga seguir a rota programada, sem interrupções.

A emissão dessa documentação para transporte de carga é uma das etapas mais importantes da entrega de mercadorias, pois auxilia a empresa a ter mais agilidade durante a fiscalização e evita prejuízos.

Para auxiliar na movimentação segura das cargas, sem dor de cabeça para os gestores, esse artigo traz um checklist dos principais itens da documentação para o transporte de cargas. São eles: 

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Um dos principais itens da documentação para o transporte de cargas, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) deve ser emitida de forma obrigatória em qualquer transação de compra e venda de produtos ou serviços. Ela registra detalhes da transação e os impostos necessários. Por ser eletrônica pode ser enviada pela internet, facilitando o acesso de emissor, cliente e órgãos públicos.

Documento auxiliar da nota fiscal eletrônica (DANFE)

O Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica, ou DANFE, é uma versão impressa da NF-e que facilita o acesso às informações existentes na NF-e. O documento funciona como um comprovante físico durante a operação e recebe a assinatura do destinatário, como um comprovante físico de que a operação foi realizada. Mas serve apenas para o trânsito da mercadoria, como auxílio da NF-e, e não pode substitui-la. A emissão é feita através de um software específico, vinculado à Secretaria da Fazenda de Estado (Sefaz).

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

O documento eletrônico substitui o antigo Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (CTRC), que era impresso. Ele se assemelha a uma nota fiscal, refere-se à prestação de serviço de transporte realizada por qualquer modal e é utilizado para comprovações fiscais. 

Essa documentação para o transporte de cargas é válida em todo o país, precisa ser registrada/autorizada no site da Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz), órgão vinculado ao Ministério da Fazenda, e está sujeita a checagens em postos de fiscalização. Resumindo, o documento simplifica as rotinas tributárias e melhora o acompanhamento das operações.

Documento auxiliar de conhecimento de transporte eletrônico (DACTE)

Essa documentação para o transporte de cargas é a versão impressa e simplificada do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), arquivo digital que discrimina as mercadorias entregues à transportadora. O DACTE serve, portanto, para acompanhar a carga em trânsito e contém dados que permitem a conferência do CT-e no site da Sefaz. Não substitui a nota fiscal e, para a emissão, é necessário um programa específico.

Manifesto Eletrônico de Documento (MDF-e) 

O MDF-e ou Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais é um apanhado de todos os CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) ou documentos fiscais emitidos para uma determinada carga. É a documentação para o transporte de cargas obrigatória para transportes interestaduais e intermunicipais, válida em todo o território nacional. 

Emitida e armazenada de forma digital, essa documentação minimiza a burocracia e agiliza o registro dos documentos fiscais que estão transitando, ao mesmo tempo em que permite o acompanhamento de todas as operações comerciais pelo fisco. Ela possibilita a identificação de detalhes sobre a carga e outras características do transporte, e é utilizada por companhias com frota própria, arrendada ou que contratam um prestador autônomo de transporte de cargas com mais de uma nota fiscal.

Documento auxiliar do manifesto de documentos fiscais (DAMDFE)

Essa documentação para o transporte de cargas funciona como os demais documentos auxiliares: é a via impressa que fica com o motorista e que não substitui o Manifesto Eletrônico (MDF-e), mas viabiliza a fiscalização, pois facilita o acesso às informações na base da Sefaz.

Código identificador de operação de transporte (CIOT)

O CIOT é o Código Identificador da Operação de Transporte, gerado quando a transportadora contrata um Transportador Autônomo de Cargas (TAC). Esse código numérico é uma identificação gerada pelo pagamento do frete através de depósito em conta ou outro meio de pagamento homologado pela Associação Nacional de Transportes Terrestres (ANTT), que identifica cada contrato a ser pago, para fins de fiscalização. A finalidade do CIOT é justamente controlar o pagamento do frete, por isso ele é obrigatório.

Responsabilidade civil do transportador rodoviário de cargas –  RCTR-C 

Trata-se de um seguro que cobre danos causados a terceiros por conta do transporte rodoviário de cargas. Deve ser contratado pelo transportador e tem validade em todo o território nacional. A cobertura contempla diversos tipos de acidentes, como abalroamento, tombamento, incêndio, capotagem, colisão, explosão. A RCTR-C é uma documentação para o transporte de cargas considerada obrigatória, mesmo que o proprietário da carga já tenha seu próprio seguro. Os valores variam de acordo com a seguradora e ele deve constar no MDF-e junto com outros seguros.

Documentos do veículo – Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo (CLRV) 

Entre toda a documentação para o transporte de cargas é importante também ter em dia os documentos do veículo, que comprovam os pagamentos do IPVA, licenciamento anual e seguro obrigatório. Os motoristas também precisam estar atentos aos documentos de carreta ou engate, além dos que comprovam a regularidade da inscrição da transportadora ou do motorista autônomo na ANTT, que é o RNTRC ou Registro Nacional de Transporte Rodoviário de Cargas.

Documentos do motorista – Carteira Nacional de Habilitação

Por fim, mas não menos importante, a CNH dentro da validade atesta a capacidade do motorista para dirigir o veículo e também deve integrar o checklist de documentação para o transporte de cargas. Caso não esteja com ela em dia o motorista pode ser multado ou ter o veículo apreendido. Essa ação integra também os cuidados ao contratar um caminhoneiro autônomo.

Como é possível acompanhar nesse artigo, a documentação para o transporte de cargas é de vital importância para o trânsito das mercadorias. Estar de posse de documentos da carga que está transportando e do veículo usado para esse fim e pessoais, é imprescindível para que o motorista evite transtornos durante a fiscalização. Além disso, evita despesas com multas e outras penalidades que podem afetar o lucro sobre o frete e atrasar as entregas dos clientes.

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