Gestão de frota: como a eficiência pode reduzir custos?

Organizar a empresa, ampliar horizontes e contar com a tecnologia na administração da transportadora são passos importantes para quem tem de fazer a gestão de frota de caminhão, própria ou terceirizada. 

Manter a saúde financeira das empresas no Brasil tem sido um desafio já há algum tempo, que dirá em ano de pandemia que virou a economia de todos os países de cabeça pra baixo.

As orientações sobre redução de custos logísticos nunca foram tão fortes e necessárias, principalmente para as transportadoras que ainda precisam fazer a gestão da frota para prosperar.

Redução de custos logísticos: reduzir frotas de caminhão ociosa

O volume de frotas ociosa é uma dor do transporte de cargas, chegando a 20%, o que em outras palavras significa capital imobilizado e prejuízo.  O impacto varia de acordo com as características da transportadora, mas o fato é que a tão procurada redução de custos acaba indo pelo ralo, devido a frota ociosa, que ainda gera gastos como:

• Manutenção preventiva;
• Impostos;
• Seguros;
• Folha de pagamento dos motoristas autônomos;

Gestão de frota: como reduzir custos na operação logística?

O caminhão que roda vazio também é um problema que gera despesas, as mais frequentes com combustível e pedágios. Para completar, a coisa toda vira um círculo vicioso de saída difícil.

O melhor a fazer é aperfeiçoar a qualidade dos serviços, revisando processos para reduzir desperdícios dentro da empresa e aumentar a produtividade, acompanhando sempre os indicadores de desempenho que ajudam a detectar erros e problemas operacionais. Investir em tecnologia é imprescindível.

Procura por cargas e fretes

Com uma frota de caminhão nas mãos, a procura de carga pelo gestor não é tarefa fácil e envolve ,primeiramente, repensar os serviços da transportadora para verificar se estão compatíveis com a demanda. O ideal é conversar com os gestores dos clientes para entender o momento que estão atravessando e colaborar com as soluções.

Na plataforma para empresas da Fretebras, as transportadoras assinantes podem colocar à disposição uma frota de caminhão, para gerar mais lucro e diminuir os custos relacionados a frota ociosa, por exemplo.

Aumento da área de cobertura

Aumentar a área de atuação da transportadora pode ser uma boa estratégia. É possível melhorar a oferta de caminhões nas regiões carentes desse meio de transporte de cargas por meio da contratação de motoristas autônomos. Basta identificar as regiões em que o cliente não consegue encontrar caminhões e contratá-los, de preferência com o uso de soluções mais rápidas e eficazes como os aplicativos de busca. 

A plataforma de Fretebras, por exemplo, conta com mais de 390 mil caminhoneiros cadastrados que acessam as ofertas de 400 mil fretes mensais, de forma rápida e eficaz. 

Frete de retorno

O frete retorno, por sua vez, é o sonho de consumo de toda a frota de caminhão, pois garante que o veículo não volte vazio. Mas isso não é tão fácil de arrumar quanto se imagina, principalmente em regiões com poucas indústrias.

Para garantir a volta é preciso buscar essa carga com antecedência, uma etapa que é facilitada pelas plataformas de frete online.

Por meio do aplicativo FreteBras, os caminhoneiros autônomos são informados sobre novas cargas antes mesmo de chegar ao destino. Outras opções são o contato antecipado com transportadoras da região, para tentar uma parceria, ou arriscar a procura nas redes sociais.

Saúde financeira

Rever processos, ampliar a área de atuação, buscar cargas são bons caminhos a seguir. Mas para que tudo dê certo é necessário um bom planejamento financeiro que vai ajudar a empresa a se preparar para tantos desafios. Além da gestão de frota, é necessário olhar para:

Fluxo de caixa

Manter o fluxo de caixa atualizado ajuda na visualização de problemas futuros e na tomada de decisão, possibilita antecipar inadimplências e negociar com fornecedores.

Obrigações fiscais

Conhecer as obrigações fiscais da transportadora é um passo importante para evitar problemas, principalmente as multas. As mais importantes e conhecidas são CTe e MDFe. As documentações complementares são igualmente importantes assim como as demais exigências legais, como o registro na ANTT, o CIOT e PEF (em caso de trabalho como motorista autônomo).  

Indicadores financeiros

Alguns indicadores financeiros, como tíquete médio e rentabilidade, trazem uma visão da situação financeira da transportadora. Mas cada empresa tem os indicadores que merecem ser monitorados e cabe ao gestor identifica-los e acompanhar o mercado.

Investimento em tecnologia

Para a administração financeira da transportadora é necessário o apoio de ferramentas que facilitem o controle de toda a movimentação, como um software especializado em gestão, simples de manusear e capaz de fornecer relatórios, com os dados que o gestor precisa para a tomada de decisão. 

Organização

Abastecer os softwares com informações atualizadas sobre as finanças da transportadora é imprescindível para o bom andamento financeiro da empresa. Por isso, a organização é fundamental e inclui o controle total e diário de entradas e saídas, mesmo os pequenos gastos.  Essa organização permite uma visão clara da situação, acerta os rumos da empresa e aponta os caminhos para novos investimentos.  

Assessoria contábil

Contar com o auxílio de uma assessoria contábil é uma atitude mais do que estratégica, pois a gestão financeira de uma transportadora não é tarefa simples, principalmente diante do complexo sistema tributário que vigora no país. A assessoria pode ajudar na definição do regime de tributação, na emissão de documentos fiscais ou até mesmo evitar erros de lançamento.

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