A empresa cresceu, as vendas estão subindo e a logística tem novos desafios, como o de escolher uma transportadora para fazer as entregas.
O embarcador se vê diante do dilema de trazer a distribuição para a responsabilidade da empresa ou contratar uma transportadora. O que fazer?
Ao utilizar recursos próprios, ele sabe que precisa estar bem preparado, pois isso deve alterar bastante o orçamento.
Afinal, manter frota própria costuma sair mais caro para o empresário, pois ele tem de arcar com despesas como manutenção do veículo, seguro, combustível, impostos, pedágios, além de despesas com acidentes, multas e funcionários.
A outra opção seria escolher uma transportadora capacitada e de boa eficiência operacional para esse trabalho.
Como escolher uma transportadora?
Alguns requisitos básicos como: garantia do melhor serviço, cumprimento de prazos, uma boa relação custo-benefício e ainda a facilidade de adequação às necessidades do negócio são imprescindíveis para qualquer fornecedor e devem estar presentes também na hora de escolher uma transportadora.
A estratégia de contratação acaba beneficiando também a equipe com a liberação das atividades de distribuição, mantendo o foco no que é inerente à própria empresa embarcadora.
O que um embarcador precisa observar antes de escolher um parceiro?
Antes de escolher uma transportadora, o correto é verificar na própria empresa como estão indo todas as etapas anteriores àquela em que o produto está pronto e embalado para o envio ao cliente.
Manter uma boa gestão de estoque é fundamental e, se a empresa tem um e-commerce, talvez deva avaliar qual sistema é mais interessante para organizar as entregas.
O embarcador pode adotar a estratégia de subsidiar o frete para fidelizar ou atrair novos clientes, mas é importante conseguir rentabilizá-lo no momento de estruturar o sistema de distribuição. Caso contrário, esse custo pode se tornar um problema para a operação.
O que o embarcador deve levar em conta para efetivamente escolher uma transportadora?
1 – Suas necessidades
Para encontrar com mais facilidade a transportadora que vai atender às expectativas da empresa é preciso que ela tenha uma visão clara de suas demandas.
O ideal é examinar primeiro as necessidades da empresa para depois entender o tipo de serviço que necessita de uma transportadora. Assim, será mais simples escolher uma transportadora.
2 – Informações sobre as transportadoras
Com o número de CNPJ é possível conseguir informações importantes a respeito das empresas interessadas, se estão devidamente cadastradas e operam de forma regular.
Outro ponto fundamental é analisar o que os clientes falam sobre ela, inclusive na internet.
A ideia é descobrir se existem muitas reclamações, quais as principais deficiências e de que forma isso pode afetar seu negócio.
Informações sobre taxa de entregas dentro do prazo, trajetos, processos de segurança, reclamações de atrasos ou produtos com defeito, não podem faltar.
Observar se a cultura e os valores da transportadora estão em sintonia com os do seu negócio é essencial, assim como verificar se ela dispõe de certificações ISO 9001 e ANVISA, que representam um diferencial positivo e indicam o grau de comprometimento com as cargas.
3 – Abrangência, segmentação e capacidade
Um critério fundamental a ser levado em conta para saber como escolher uma transportadora de cargas adequada é a abrangência, ou seja, se ela atende as regiões onde ocorrem as operações.
É ideal que possua conhecimento e capacitação no seu segmento de carga, pois cada uma tem suas particularidades de equipamentos e assim poderá proporcionar uma melhor eficiência operacional.
Já a capacidade de transporte está ligada à oscilação de demanda que a empresa pode suportar. Verificar se terá condições de atender períodos em alta sem atrasos é vital.
4 – Frota e recursos
Na hora de escolher uma transportadora, vale solicitar informações sobre a composição e as condições da frota: marca, modelo, ano de fabricação e, se possível, o estado de manutenção e conservação dos veículos.
Quanto mais velha a frota, mais riscos o embarcador correrá com atrasos na entrega em virtude do desempenho desses automóveis.
Transportadoras confiáveis sempre contam com uma frota nova ou, ao menos, bem conservada para oferecer mais segurança e um serviço de qualidade aos seus clientes.
É importante verificar se a empresa dispõe da quantidade mínima de veículos necessários e se há como ampliá-la.
Muitas transportadoras utilizam plataformas de fretes, como a da Fretebras, por exemplo, para contar também com uma frota virtual, com capacidade de enviar cargas para todo o país e atender as sazonalidades.
A Fretebras conta com mais de 640 mil motoristas autônomos cadastrados, com diversos tipos de caminhão à disposição, conectados rapidamente por meio de aplicativo. Esse recurso facilita e amplia a possibilidade de atendimento das transportadoras.
5 – Tecnologia indispensável
Um ponto muito importante a se analisar na hora de escolher uma transportadora é a utilização de recursos tecnológicos em seus processos.
Afinal, a automatização ajuda a reduzir os índices de erros, extravios de informações importantes e transmite maior confiabilidade na execução das tarefas.
Contar com mecanismos de rastreamento de carga, telemetria, roteirizadores e softwares de otimização cúbica, por exemplo é imprescindível.
6 – Segurança no transporte rodoviário de cargas
Ao escolher uma transportadora, o embarcador está entregando sua carga na confiança de que chegará ao destino de forma segura.
Não há dúvida de que a segurança é prioridade no transporte de mercadorias.
Com a possibilidade de acidentes e furtos de carga nas estradas, é importante buscar uma transportadora parceira que invista em segurança e se comprometa para que seus produtos estejam bem cuidados.
Os sistemas tecnológicos de rastreamento e monitoramento permitem que a carga seja sempre vigiada, minimizando os riscos.
Vale conferir também se a transportadora investe em sistema de câmeras para os armazéns ou pontos de embarque e desembarque de carga, e seguro para os produtos transportados.
7 – Equipe treinada
Uma empresa confiável também investe em treinamento, de forma que sua equipe consiga, a qualquer momento, solucionar as dúvidas dos clientes e desempenhar bem as atividades.
Observar detalhes como se os profissionais estão devidamente uniformizados, se são atenciosos e bem informados sobre os processos tem muito a dizer sobre a empresa na hora de escolher uma transportadora.
Afinal, são esses funcionários que vão transportar e manipular sua carga. Procure ainda se informar sobre os funcionários que fazem a checagem, o embarque e desembarque de itens, e se os motoristas estão devidamente habilitados e treinados para guiar com prudência.
8 – Comparação das opções
Quando se trata de escolher uma transportadora, quanto mais cotações e negociações realizar, melhor.
Assim, é possível conhecer diferentes prazos, preços e condições para encontrar aquela que melhor atenda as necessidades do seu modelo de negócios.
Portanto, defina quais são as melhores condições para a sua empresa, avaliando o limite de preços, prazos para entregas, condições especiais de manuseio e transporte, e compare as diferentes opções.
9 – Acompanhamento do desempenho
O transporte das mercadorias feito por outra empresa não exime o embarcador do controle e monitoramento das operações, visando os melhores resultados.
Depois de escolher a transportadora adequada é hora de iniciar um gerenciamento estratégico e eficiente do trabalho de distribuição.
O processo precisa seguir algumas etapas, de maneira a contemplar as necessidades e possibilidades do negócio, como a definição dos indicadores de desempenho logístico, o investimento em automação de processos, bem como acompanhar o transporte com tecnologias de monitoramento e monitorar os prazos.
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