Checklist para transportadoras: como melhorar a operação logística e reduzir custos

2021-02-03T09:18:17-03:0026/01/2021|Categorias: Logística e Transportes|

O custo logístico em uma empresa pode equivaler a 19% do seu faturamento, segundo a Associação Brasileira de Movimentação e Logística (ABML) e, dentro dele, os custos de transportes se destacam. Estudos mostram que eles já representam 59% dos custos logísticos, seguido pelos custos gerais (juros, impostos, obsolescência, depreciação, seguros), com 28%, e outros custos (armazenagem, despacho, administração), de 13%. 

Num país com extensa área como o Brasil, em que cerca de 60% do transporte de cargas é realizado por rodovias, a conta pende para o lado das transportadoras, em gastos que envolvem a depreciação dos veículos, pneus, combustíveis, manutenção, entre outros.

Vale ressaltar que existe uma relação importante entre os custos logísticos e a satisfação e retenção de clientes. Assim, ao se avaliar a relevância do custo de transporte para a logística, fica clara a necessidade de buscar um equilíbrio. 

Acima de tudo, é necessário que o transporte funcione bem, com as entregas sem atrasos, avarias e erros. Para conseguir isso de modo sustentável, controlando os custos, um bom sistema logístico é um grande aliado. 

Afinal, se a gestão dos recursos financeiros da empresa merece atenção constante, em tempos de pandemia essa atenção deve ser redobrada. A redução de custos e o aprimoramento da operação, quando feitas de forma planejada, são essenciais para que a empresa se mantenha competitiva no mercado. 

Há muitas estratégias que podem ser implementadas para otimizar as operações logísticas, bem como as ações para a redução de custos. A seguir, preparamos um checklist do que pode ser feito:  


Conhecer bem os custos

Com um panorama dos gastos da transportadora será possível realizar um comparativo de custos e orçamento, identificando gastos inadequados, pontos que precisam de atenção e tomar as decisões necessárias. 

Definir metas e limites

A gestão fica mais controlada quando todos sabem onde a empresa quer chegar e quais os recursos disponíveis para auxiliar nesse objetivo. Isso permite maior previsibilidade, sem contar que um limite de gastos bem estipulado acaba motivando a equipe. 

Mapear os processos

Analisar cada etapa da operação é importante para obter uma noção mais ampliada da real situação e identificar problemas cuja solução pode chegar na redução dos custos logísticos sem necessariamente ter que recorrer a cortes. A partir desse controle, fica mais fácil acompanhar o desempenho dos processos logísticos e planejar a redução de gastos.

Manter a frota em bom funcionamento 

A ação resulta na disponibilidade dos veículos e nas entregas com eficiência, culminando na maior satisfação dos clientes. Afinal, caminhão quebrado é só despesa. A situação pode complicar se o defeito aparece durante a entrega, deixando a carga à mercê dos riscos de segurança, extravio ou avaria, além do atraso. A manutenção preventiva sai mais barato do que os consertos emergenciais.

Aproveitar melhor a frota

Elaborar um bom calendário de entregas, separar os veículos conforme as rotas, verificar as peculiaridades de entrega, otimizar a distribuição dos caminhos, ajudam a evitar atrasos, riscos de acidentes, multas e insatisfação dos clientes. Esse controle reduz o desgaste e evita a ociosidade. Sempre que possível é preciso negociar cargas de retorno para aproveitar o percurso, reduzindo os trajetos ociosos. Além disso, é essencial aproveitar bem o espaço disponível no caminhão. 

Fazer entrega eficiente

Um bom panejamento torna viável chegar a rotas eficientes, que levem em conta a menor distância, as melhores e mais seguras estradas, a possibilidade de realizar várias entregas durante a mesma viagem. Uma programação de rotinas mais inteligentes e otimizadas ajuda a reduzir os riscos, os custos e a melhorar as entregas. A tecnologia pode ajudar na seleção do melhor trajeto, otimizando tempo e custos.

Evitar os erros operacionais

Ao utilizar um sistema mais moderno e integrado com outras tecnologias utilizadas na empresa para controlar e reduzir custo de transporte, é possível detectar gargalos nos processos logísticos que estejam prejudicando a eficiência da operação e gerando perda de tempo e dinheiro com erros e retrabalhos. 

Aprimorar a conferência

Utilizar o apoio da tecnologia para melhorar etapas da operação logística, como a conferência de produtos, é importante. A checagem manual, além de ser mais lenta, é passível de erros que no final das contas serão convertidos em custos. Para evitar que isso aconteça e ainda ter uma gestão logística mais eficiente, a conferência com o uso de radiofrequência, por exemplo, é cada vez mais utilizada para trazer agilidade.

Atenção à legislação

Garantir que veículos e cargas circulem com os documentos e notas fiscais em dia, evitando problemas com o fisco que podem ocasionar multas ou até mesmo a retenção de caminhão é essencial. A empresa deve manter uma comunicação clara com uma assessoria jurídica para garantir que não tenha problemas com a legislação e a necessidade de arcar com despesas.

Capacitar a equipe

Investir em treinamento e capacitação da equipe da transportadora é a melhor forma de torná-la mais produtiva. Isso inclui os motoristas. Capacitá-los é vital para a segurança e eficiência do transporte de cargas e ajuda a promover uma economia de combustível e prolongar a vida útil do caminhão. 

Cuidar da automatização de processos

Investir em tecnologias voltadas para a automação de processos é mais um passo para a redução de custos de transporte. Por meio de um software de gestão, é possível obter esse benefício, aliado a aumento da produtividade, redução da incidência de erros e melhora na qualidade do serviço, além de contar com um levantamento de dados confiáveis para tomadas de decisão.

Utilizar ferramentas online

Ao associar-se a uma plataforma de fretes como a FreteBras, a transportadora conta com a possibilidade de publicações ilimitadas de fretes para os mais de 450 mil caminhoneiros autônomos cadastrados na ferramenta. Além disso, há diversas funcionalidades disponíveis, como o Checkin de Frota, que permite disponibilizar veículos ociosos da frota para fretes de outras empresas ou para o frete de retorno. Outra opção é a Análise de Rota, em que a empresa consegue acompanhar a média de preços de mercado para os fretes ou para lugares onde nunca foi. Na funcionalidade Cotação de Frete, embarcadores disponibilizam a carga para ser cotada pelas empresas transportadoras. 

Controlar o desempenho

Os indicadores de desempenho (KPIs) são ferramentas de gestão que ajudam a identificar os resultados dos processos, as falhas e as oportunidades de melhoria. Métricas como custos com fretes, índices de avarias e extravios, satisfação dos clientes, quantidade de reentregas devem ser acompanhadas. Merecem destaque o custo médio por viagem, consumo de combustível por quilômetro rodado, custos com manutenções preventivas e corretivas, índice de depreciação dos veículos, índice de depreciação dos veículos, sinistros, índice de multas. A escolha depende da estratégia e objetivos da empresa.

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