Rotinas administrativas dos serviços de transporte de carga

A rotina administrativa dos serviços de transporte e logística é muito dinâmica, por isso conta com profissionais especializados para a realização das tarefas.

Rotinas administrativas

As rotinas administrativas são um conjunto de processos desenvolvidos sistematicamente que necessitam de conhecimento teórico e técnico para a sua realização. Elas se baseiam em regulamentos internos e em documentos como relatórios, circulares e ofícios e nas empresas de transporte e logística isso não é diferente. 

Quanto maior a empresa, maior é o número de funcionários e a divisão de tarefas por departamentos. Embora, segundo o Sebrae, isso não aconteça em 85% das micro e pequenas empresas, elas controlam bem os gastos, pagamentos e todas as rotinas administrativas com a contratação de funcionários competentes para o desempenho das atividades. 

Enfrentar a rotina administrativa é certamente um dos grandes desafios contábeis para empresas de transporte e logística, pois existem muitos cálculos a fazer, como entradas e saídas, fluxo de caixa, receitas, faturamento, contas a pagar, contas a receber, tributação, e tudo precisa ser feito com rapidez, considerando que os veículos não param de circular. 

Transporte e logística

O trânsito de informações é intenso no ramo de transporte e logística e os trabalhadores precisam de qualificação para entender o serviço e atender bem as expectativas.

Os prazos de entrega geralmente têm questões a resolver e é bastante complexo ajustar o prazo ideal com o prazo possível e real. 

As rotinas administrativas dos serviços de transporte e logística, de acordo com o curso online do Sest/Senat, englobam algumas atividades que dão suporte à qualquer empresa.

Entre as principais funções da área administrativa estão:

• Administrar e prover a gerência de todo o conjunto de atividades da organização, seguindo as diretrizes e prioridades estabelecidas pela empresa;
• Promover acordos, negociações, contratos, ajustes dos negócios pertinentes, à companhia;
• Integrar a execução das atividades da empresa com seus próprios setores e departamentos;
• Acompanhar e controlar a execução de todas as atividades com vistas a realização de metas estabelecidas.

As principais rotinas administrativas de uma empresa de transporte e logística, segundo informações do curso do Sest/Senat, são as seguintes:

1 – Abertura de contas bancárias, para organizar as finanças da empresa;

2 – Acompanhamento do fluxo de caixa, essencial na área de transporte e logística, para checar se o planejamento está sendo seguido e as entradas e saídas estão acontecendo como o esperado;

3 – Contas a pagar, atividade focada nos vencimentos e pagamentos de contas de consumo, como luz, água, telefone, internet, bem como de fornecedores, impostos, entre outras, evitando juros, encargos ou cortes. 

4 – Contas a receber, acompanha os pagamentos dos serviços prestados de transporte e logística, em datas predeterminadas.

O volume de contas a receber pode ser grande, dependendo da empresa, e o número de funcionários que cuidam dessa área pode ser maior.

5 – Emissão de notas fiscais, atividade obrigatória não apenas no setor de transporte e logística, serve para o acompanhamento realizado pelo governo, bem como para a cobrança de impostos e para que o cliente tenha seus direitos assegurados, no caso de problemas com a prestação de serviços.

6 – Controle de ponto dos funcionários, acompanha faltas e atrasos para que todos tenham seus proventos assegurados, considerando fatores como horas extras e compensação de faltas. 

Vale ressaltar que a contabilidade, seja interna ou externa, requer a emissão de diferentes documentos, certificações digitais e trâmites em órgão públicos.

Além disso, é necessário uma atualização periódica da documentação. 

A folha de pagamento é um capítulo à parte e requer atenção redobrada para evitar ônus para a empresa de transporte e logística. Ela comporta salários, encargos trabalhistas e indenizações.

Como essas empresas trabalham 24 horas para garantir as entregas, os adicionais noturnos e as horas extras precisam ser bem calculados.

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