A rotina administrativa dos serviços de transporte e logística é muito dinâmica, por isso conta com profissionais especializados para a realização das tarefas.
Rotinas administrativas
As rotinas administrativas são um conjunto de processos desenvolvidos sistematicamente que necessitam de conhecimento teórico e técnico para a sua realização. Elas se baseiam em regulamentos internos e em documentos como relatórios, circulares e ofícios e nas empresas de transporte e logística isso não é diferente.
Quanto maior a empresa, maior é o número de funcionários e a divisão de tarefas por departamentos. Embora, segundo o Sebrae, isso não aconteça em 85% das micro e pequenas empresas, elas controlam bem os gastos, pagamentos e todas as rotinas administrativas com a contratação de funcionários competentes para o desempenho das atividades.
Enfrentar a rotina administrativa é certamente um dos grandes desafios contábeis para empresas de transporte e logística, pois existem muitos cálculos a fazer, como entradas e saídas, fluxo de caixa, receitas, faturamento, contas a pagar, contas a receber, tributação, e tudo precisa ser feito com rapidez, considerando que os veículos não param de circular.
Transporte e logística
O trânsito de informações é intenso no ramo de transporte e logística e os trabalhadores precisam de qualificação para entender o serviço e atender bem as expectativas.
Os prazos de entrega geralmente têm questões a resolver e é bastante complexo ajustar o prazo ideal com o prazo possível e real.
As rotinas administrativas dos serviços de transporte e logística, de acordo com o curso online do Sest/Senat, englobam algumas atividades que dão suporte à qualquer empresa.
Entre as principais funções da área administrativa estão:
- Administrar e prover a gerência de todo o conjunto de atividades da organização, seguindo as diretrizes e prioridades estabelecidas pela empresa;
- Promover acordos, negociações, contratos, ajustes dos negócios pertinentes, à companhia;
- Integrar a execução das atividades da empresa com seus próprios setores e departamentos;
- Acompanhar e controlar a execução de todas as atividades com vistas a realização de metas estabelecidas.
As principais rotinas administrativas de uma empresa de transporte e logística, segundo informações do curso do Sest/Senat, são as seguintes:
1 – Abertura de contas bancárias, para organizar as finanças da empresa;
2 – Acompanhamento do fluxo de caixa, essencial na área de transporte e logística, para checar se o planejamento está sendo seguido e as entradas e saídas estão acontecendo como o esperado;
3 – Contas a pagar, atividade focada nos vencimentos e pagamentos de contas de consumo, como luz, água, telefone, internet, bem como de fornecedores, impostos, entre outras, evitando juros, encargos ou cortes.
4 – Contas a receber, acompanha os pagamentos dos serviços prestados de transporte e logística, em datas predeterminadas.
O volume de contas a receber pode ser grande, dependendo da empresa, e o número de funcionários que cuidam dessa área pode ser maior.
5 – Emissão de notas fiscais, atividade obrigatória não apenas no setor de transporte e logística, serve para o acompanhamento realizado pelo governo, bem como para a cobrança de impostos e para que o cliente tenha seus direitos assegurados, no caso de problemas com a prestação de serviços.
6 – Controle de ponto dos funcionários, acompanha faltas e atrasos para que todos tenham seus proventos assegurados, considerando fatores como horas extras e compensação de faltas.
Vale ressaltar que a contabilidade, seja interna ou externa, requer a emissão de diferentes documentos, certificações digitais e trâmites em órgão públicos.
Além disso, é necessário uma atualização periódica da documentação.
A folha de pagamento é um capítulo à parte e requer atenção redobrada para evitar ônus para a empresa de transporte e logística. Ela comporta salários, encargos trabalhistas e indenizações.
Como essas empresas trabalham 24 horas para garantir as entregas, os adicionais noturnos e as horas extras precisam ser bem calculados.
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